На первом этапе мы сделали подробное техническое задание на основании запроса клиента (как должен выглядеть и функционировать отчет).

Отрисовали интерфейс (как будут выглядеть кнопки, цветовые решения приложения и пр.) и описали дополнительный функционал, такой как отправка уведомлений коммерческому директору о просроченных оплатах, разбивка счета на два при его создании, отчет соответствия сумм сделок и счетов.

После этого приступили к реализации.

Приложение “Прогноз оплат” позволяет контролировать оплаты по выставленным счетам с привязкой к менеджерам, а также генерировать отчетность.

Все выставленные счета в CRM отображаются в “Прогнозе оплат” с суммой и привязкой к менеджеру, который выставил счет.

Для наглядности отчета мы ввели цветовое обозначение ячеек для разного статуса счета:

Зеленые поля -  счета, которые были оплачены клиентом.

Желтые поля - счета, которые еще не оплачены и у которых указан срок оплаты.

Красные поля - счета, у которых не проставлен Срок оплаты или Срок оплаты прошел.

Создание Счетов

Когда сделка переходит в Статус “Сделка успешна”, Робот создает Счет, равный сумме Сделки. Название счета = название сделки. В теле счета прописывается название компании. По умолчанию, срок оплаты задается следующий день за текущим. 

Разделение счетов

В “Прогноз оплат” можно разделить счет на несколько сумм, если оплата будет частичной. Тогда в сделке будут создаваться счета с суммами, на которые разделил менеджер. Если сумма сделки будет превышать сумму частей, на которую клиент хочет разбить Счет, система выдаст ошибку. 

После автоматического обновления страницы, в Прогнозе оплат уже отображаются два счета. 

Перенос Срока оплаты

После того, как счет разделен, менеджер должен проставить срок оплаты счета. Для этого, требуется нажать на счет и выбрать пункт “Изменить срок оплаты”. После обновления страницы счет будет подсвечиваться “Желтым”.

Отказ

Если сделка уходит в “отказ”, то счета закрываются со стадией “Отказ” и автоматически убираются из прогноза.

Счет оплачен

Когда менеджер убедился, что счет оплачен, он также кликает на сумму счета, в выпадающем меню выбирает пункт “Счет оплачен” и дату оплаты. После обновления приложения счет будет отображаться уже “Зеленым”.

Отчеты

Также в “Прогнозе оплат” присутствует возможность вывести данные за неделю, а также применить фильтр по оплаченным счетам, кликнув один раз на неделю.

Данные по месяцам выводятся для навигации: за 7 месяцев до текущего месяца и 2 месяца после текущего месяца.

Выгрузка в Excel

В приложении есть возможность выгрузить все оплаченные счета за неделю, месяц или за определенный период в Excel-файл. Информация по столбцам: название сделки, клиент, № счета в 1С, сумма и дата оплаты.

Уведомление для руководителя

По сделкам, в которых нет выставленных активных счетов, но она находится в стадии “Принципиальное согласие”, руководителю приходит отчет со списком подобных сделок. Появляется возможность проконтролировать менеджеров и дать задание выставить счет на оплату. Робот также проверяет равна ли сумма сделки сумме счетов. Если нет, то руководителю также приходит уведомление.

В итоге все доработки приложения были выполнены, задачи клиента решены. Теперь у заказчика есть возможность легко отслеживать несоответствия  по оплатам, анализировать данные, контролировать текущую ситуация и принимать решения для более эффективной работы компании.